Verslag Raad van Commissarissen

Verslag Raad van Commissarissen

Met dit jaarverslag legt de raad van commissarissen verantwoording af over de wijze waarop zij in 2018 invulling gaf aan de uitvoering van haar taken en bevoegdheden als toezichthouder en werkgever.

Inleiding

In het jaar 2018 kon de raad van commissarissen de goede samenwerking voortzetten. Dat kon ook met het weer geheel op sterkte zijnde management. Bij de zelfevaluatie aan het eind van jaar keek de raad van commissarissen terug op haar werkwijze en omgang met elkaar; kritisch waar het moest, positief waar het kon, in goede onderlinge verhoudingen.

Veel tijd en aandacht heeft de raad van commissarissen besteed aan de thema’s duurzaamheid, marktontwikkelingen en betaalbaarheid. Thema’s die ook in de overleggen met de huurdersvertegenwoordiging prominent op de agenda stonden. De druk op de financiën als gevolg van de oplopende kosten in de bouw en de verdergaande verduurzaming dwingt tot het maken van scherpe keuzes. Betaalbaarheid blijft daarbij voorop staan.

Visie

Uitgangspunt van het handelen van de raad van commissarissen is:

“De raad van commissarissen is een gezaghebbende raad die streeft naar doeltreffend toezicht. De raad is onafhankelijk in staat een oordeel te vormen over de wijze waarop de corporatie 'Actium' haar maatschappelijke taak vervuld. De continuïteit, aansluiting op het vastgestelde risicoprofiel en de financiële gezondheid van de corporatie zijn randvoorwaardelijk voor de uitoefening van de maatschappelijke taak. De raad houdt actief toezicht met oog voor gepaste distantie en goed werkgeverschap. Tevens streeft de raad naar een optimale wisselwerking tussen raad en bestuur waarbij uitgegaan wordt van samenwerking waar het kan, en tegenkracht waar nodig. De raad bepaalt zijn eigen toezichtkader, agenda en informatiebehoefte en streeft te allen tijde naar adequate deskundigheid. De kracht van de raad zit in de verbinding van de diverse invalshoeken en in het vervullen van zijn taak is de raad zichtbaar naar zowel de interne werkorganisatie als de maatschappij.

Taken en bevoegdheden

De raad van commissarissen houdt toezicht op het functioneren van de directeur-bestuurder van Actium en de algemene gang van zaken binnen deze organisatie. De raad is daarnaast verantwoordelijk voor de benoeming (en eventuele schorsing of ontslag) van de directeur-bestuurder en stelt de beoordeling, bezoldiging en arbeidsvoorwaarden van de directeur-bestuurder vast. De raad van commissarissen geeft de accountant opdracht voor de controle van de jaarstukken. Als klankbord voor de bestuurder reflecteert de raad onder meer op belangrijke beslissingen, zoals het doen van grote investeringen. Daarbij geeft ze gevraagd en ongevraagd advies, waarbij de verantwoordelijkheid van de directeur-bestuurder altijd in acht wordt genomen.

De bevoegdheden van de raad van commissarissen zijn omschreven in de statuten. Deze vormen de basis voor haar handelen.  De werkwijze is beschreven in het reglement, waarin onder meer een profielschets voor de leden van de raad, regels over (her)benoemingen, schorsing en/ of ontslag van leden van de raad, onverenigbaarheden en taken van de raad zijn opgenomen.

Toezichtkader

De raad van commissarissen hanteert de Strategische Koers 2018-2021 en het jaarplan als toezichtkader. De koers is het kompas, dat richting geeft aan de keuzes die Actium maakt  en de  activiteiten die Actium uitvoert.

Daarnaast toetst de raad van commissarissen of het beleid van de directeur-bestuurder aan de wettelijke, statutaire en andere interne voorschriften voldoet en beoordeelt zij de zorgvuldigheid van de besluitvorming. De raad van commissarissen onderschrijft de bepalingen over intern toezicht zoals vastgelegd in de Governancecode Woningcorporaties.

In 2018 zijn de statuten en het reglement aangepast in het kader van de Veegwet. Op 1 januari 2019 treden de aangepaste statuten en reglementen in werking.

Samenstelling van de raad van commissarissen

De raad van commissarissen van Actium bestond in 2018 uit zes leden. De heer Bruintjes is voorzitter en mevrouw Roos is vicevoorzitter. Gedurende het jaar is de samenstelling van de raad niet gewijzigd. 

De samenstelling van de raad komt overeen met de statutaire bepalingen van Actium. Actium streeft naar een evenwichtige verdeling van de raad van commissarissen. Naar het oordeel van de raad zijn haar leden onafhankelijk.

Per 31 december 2018 bestond de raad van commissarissen uit de volgende leden:

Samenstelling en benoeming

Naam Functie Leeftijd Huurders-voordracht Benoemd tot eind Zittingstermijn
De heer J.J. Bruintjes Voorzitter 66 H 2020 1e termijn
Mevrouw Y.J.L. Geerdink Lid 56 H 2020 1e termijn
De heer A. van der Heide Lid 69   2018 1e termijn
De heer E.H.C. van der Laan Lid 51   2019 2e termijn
Mevrouw A.J. Roos Vice-voorzitter 43   2019 2e termijn
Mevrouw A.M. Veldhuizen Lid 52   2020 1e termijn

 

Permanente Educatie raad van commissarissen

Eén van de principes uit de Governancecode Woningcorporaties 2015 is dat leden van bestuur en raad van commissarissen hun kennis blijven ontwikkelen door middel van trainingen en cursussen. Daarbij wordt aandacht besteed aan gewenst gedrag. De afgesproken Permanente Educatie-systematiek is hierop van toepassing. Aedes heeft dit vastgelegd in een Reglement Permanent Educatie en de VTW in een notitie PE-systeem commissarissen. In 2018 is het volgende aantal PE-punten behaald:

Naam Aantal PE-punten
J.J. Bruintjes 15
Y.J.L Geerdink 10
A. van der Heide 20
E.H.C. van der Laan 09
A.J. Roos 10
A.M. Veldhuizen 08

Voor commissarissen geldt een verplicht aantal PE-punten van 5 per jaar.

Hoofd- en/of nevenactiviteiten commissarissen

De leden van de raad van commissarissen bekleedden in 2018 de volgende relevante hoofd- en/of (neven)functies:

J.J. Bruintjes

  • Adviseur demografische ontwikkeling/procesbegeleider
  • Voorzitter stichting Geopark de Hondsrug
  • Voorzitter PvdA gewest Drenthe
  • Voorzitter raad van toezicht stichting BCM Woonzorg
  • Voorzitter Stichting tot Behoud en Beheer Willibrordkerk Borger
  • Voorzitter Lokale Actie Groep Leader Zuid-Oost Drenthe
  • Lid raad van toezicht Zorggroep Tangenborgh
  • Voorzitter raad van toezicht Stichting Ultiem (openbaar basisonderwijs Hoogezand-Sappemeer)
  • Bestuurslid stichting Hunebed Highway Business Club

Y.J.L. Geerdink

  • Coach en organisatiecoach
  • Lid raad van toezicht Stichting De Vondel Groningen
  • (Plaatsvervangend) lid van de Adviescommissie Geschilbeslechting Woningwet op voordracht van Aedes
  • Voorzitter bestuur Stichting Vrienden van Turiani-hospital, Tanzania

A. van der Heide

  • Interim coaching en adviesbureau
  • Vice-voorzitter raad van toezicht Elker - Het Poortje Groningen

E.H.C. van der Laan

  • Gemeentesecretaris Gemeente Achtkarspelen
  • Operationeel Leider ROT Veiligheidsregio Fryslân
  • Commissaris Nijestee Groningen

A.J. Roos

  • Advocaat Omny de Vries advocaten te Wolvega
  • Lid tuchtcommissie van het Koninklijk Friesch Paardenstamboek
  • Voorzitter MR basisschool ‘t Holtpad

A.M. Veldhuizen

  • Directeur Qbuzz (tot 1 maart 2018)
  • Voorzitter raad van bestuur Elker – Het Poortje Groningen (per 1 maart 2018)
  • Lid  raad van toezicht Sensire (lid auditcommissie en marketing & innovatie commissie)
  • Lid raad van toezicht Treant Zorggroep (lid auditcommissie)
  • Lid raad van advies Kidscasa Kinderopvang en Kidscasa Vastgoed

Activiteiten van de raad van commissarissen

De raad van commissarissen kwam in 2018 negen keer in een reguliere vergadering bijeen. Naast deze vergaderingen waren er besprekingen in de verschillende commissies. De raad sprak eenmaal met de ondernemingsraad en eenmaal met het huurdersplatform MEVM. De directeur-bestuurder en de MT-leden waren aanwezig bij de bijeenkomsten van de raad van commissarissen, met uitzondering van de zelfevaluatie van de raad.

Reguliere onderwerpen die op de agenda stonden waren de tertiaalrapportages, de jaarrekening en het jaarverslag (in bijzijn van de onafhankelijke accountant), de managementletter en het jaarplan 2019 inclusief financiële meerjarenbegroting 2019-2023.

De jaarlijkse wijkschouw vond plaats op 9 juli. Het ochtendprogramma voorzag in het meelopen van de individuele leden van raad van commissarissen met medewerkers in de organisatie. ’s Middags werd een bezoek gebracht aan het Haerenkwartier in Oosterwolde, waar naast een wandeling door de wijk gesproken is met de klankbordgroep over gasloos wonen, de rol en de invloed van de  klankbordgroep, de sloop van de woningen, de rol van Actium en de inrichting van de openbare ruimte.

Begin oktober hebben alle leden van de raad van commissarissen de door Actium georganiseerde masterclasses volkshuisvesting voor gemeenteraden bijgewoond.

Op 15 oktober en 12 november hebben de raad van commissarissen en het managementteam aan de hand van een stemsessie gesproken over de kans en impact van een aantal strategische risico’s.

Op 7 december vond een incompany training plaats met als thema duurzaamheid en (bijbehorende) investeringsbeslissingen. Het eerste gedeelte is door de organisatie zelf voorbereid. Voor het tweede gedeelte is Ortec gevraagd een presentatie te geven.

De raad van commissarissen heeft in 2018 besluiten genomen over de volgende onderwerpen:

  • jaarrapport 2017
  • jaarrekening 2017 Dingspel Assen B.V.
  • aanpassing reglement RvC
  • herbenoeming A. van der Heide per 1 januari 2019

Aan de volgende (voorgenomen) besluiten van de directeur-bestuurder heeft de raad van commissarissen goedkeuring verleend:

  • jaarrapport 2017
  • jaarrekening 2017 Dingspel Assen B.V.
  • verbindingenstatuut
  • financieel beleid
  • investeringsstatuut
  • normenkader 2018
  • pilotproject 30 NOM woningen Diepstroeten Assen
  • bouw 42 BENG woningen Thorbeckelaan en Mr. P.J. Troelstralaan Assen
  • bestuursreglement
  • kaderbrief begroting 2019
  • activiteitenoverzicht (bod) gemeenten 2019
  • investeringsdocument nieuwbouw 28 woningen Vivalidilaan Assen
  • investeringsdocument nieuwbouw 46 woningen Oevertje/Julianastraat Nijeveen
  • verkoop Willemskade 27 Hoogeveen
  • investeringsdocument project De Lariks Assen
  • investeringsdocument 30 appartementen MFA locatie Assen
  • herstructurering derivaten
  • aankoop complexen Mooiland
  • jaarplan 2019 inclusief financiële meerjarenbegroting 2019-2023
  • normenkader 2019
  • statuten stichting Actium
  • procuratieregeling

Vaststelling van de jaarstukken

In dit verslag treft u het volkshuisvestingsverslag en de jaarrekening 2018 aan. Het verslag is opgesteld door het bestuur. De jaarrekening is door Deloitte onderzocht en van een goedkeurende verklaring voorzien. Daarnaast heeft Deloitte het volkshuisvestingsverslag beoordeeld.

De raad van commissarissen heeft in de vergadering op 27 mei 2019 de jaarstukken vastgesteld. In dezelfde vergadering heeft de raad van commissarissen bij afzonderlijk besluit decharge verleent aan de directeur-bestuurder voor het gevoerde beleid.

Cultuur

De raad van commissarissen ziet een open cultuur in de organisatie. Dat beeld werd ook bevestigd in de overleggen met de OR en tijdens de werkbezoeken binnen en buiten de organisatie. Daarmee ligt er een goede basis voor samenwerking, integriteit en ethisch gedrag.

Klokkenluidersregeling

In het verslagjaar zijn bij de voorzitter van de raad van commissarissen geen meldingen gedaan in het kader van de klokkenluidersregeling.

Zelfevaluatie

Ieder jaar bespreekt de raad van commissarissen haar eigen functioneren en vinden er individuele gesprekken met de voorzitter plaats. Eens per twee jaar doet de raad dat onder onafhankelijke, externe begeleiding (art. 30 lid 11 sub b Woningwet). In 2017 heeft de zelfevaluatie onder externe begeleiding plaatsgevonden.  In 2018 heeft de raad de zelfevaluatie daarom zelf uitgevoerd. De voorzitter heeft voorafgaand aan de zelfevaluatie gesprekken gevoerd met de individuele leden. Tijdens de zelfevaluatie is het functioneren van de raad in algemene zin (samenstelling, samenwerking , onafhankelijkheid en governance) uitvoerig aan de orde geweest. Daarnaast is de wijze waarop de raad invulling geeft aan haar toezichtrol, werkgeversrol en adviesrol besproken. Het functioneren van de commissies en de voorzitter is aan de orde geweest. Ook de wijze van vergaderen en de verhouding met stakeholders zoals het huurdersplatform MEVM, de ondernemingsraad, de accountant, de gemeenten en de zorgpartijen zijn besproken en tenslotte is de scholing/permanent educatie (PE) aan de orde geweest.

De raad is content met haar huidige samenstelling en onderlinge samenwerking. Ook is er een goede relatie met de bestuurder en het managementteam. Vertrouwen, transparantie en openheid typeren de onderlinge relaties binnen de raad van commissarissen, maar ook de relatie met de bestuurder en met managementteam.

De wijze waarop de raad functioneert kenmerkt zich ook door het goed en diepgaand doorvragen op thema’s. Vanuit een positief kritische houding wordt vol ingezet op een goede discussie, zodat steeds goed ingezoomd wordt op alle relevante interne en externe onderwerpen met betrekking tot aspecten van de woningbouwcorporatie en de toezichthoudende rol goed kan worden vervuld.

Ook de relaties met het huurdersplatform MEVM, de OR  en de accountant zijn goed, open en constructief. 

Gelet op het vertrek van twee commissarissen per 1 januari 2020, zal de raad de profielschets in 2019 tegen het licht houden en het wervings- en selectietraject in gang zetten en doorlopen.
In 2018 hebben alle commissarissen aan hun opleidingsverplichtingen voldaan.

Commissies

In 2018 waren twee raadscommissies werkzaam: een auditcommissie en een remuneratie- en selectiecommissie.

Auditcommissie 
De auditcommissie bestond in 2018 uit de heer Van der Laan (voorzitter), de heer Van der Heide en mevrouw Veldhuizen. De auditcommissie kwam in 2018 vijf keer bij elkaar, waarvan twee keer in aanwezigheid van de accountant.

Business-controller
De auditcommissie heeft (nieuwe) afspraken gemaakt over de rol van de business-controller ten opzichte van de raad van commissarissen en (de voorzitter) van de auditcommissie en de bijbehorende overlegmomenten. Eenmaal per jaar voeren de auditcommissie en business-controller overleg buiten aanwezigheid van de directeur-bestuurder. Per 1 april is 2018 is een business-controller benoemd.

Externe accountant
Met de accountant en de organisatie is, op initiatief van de auditcommissie, een evaluatie gehouden van de eerste interim- en jaarrekeningcontrole met de nieuwe accountant. Naar aanleiding van deze evaluatie zijn goede afspraken gemaakt over de aanpassingen van de procedure, de werkwijze en de invulling van de teams.

In de auditcommissie zijn verder onder andere de volgende onderwerpen aan de orde geweest:

  • herstructurering derivaten
  • financieel beleid/investeringsstatuut
  • accountantsverslag 2017
  • jaarrapport 2017 Actium
  • jaarrekening 2017 Dingspel Assen B.V.
  • jaarplan business control
  • managementletter 2018
  • auditplan 2019 Deloitte
  • controlejaarplan 2019
  • jaarplan 2019 inclusief financiële meerjarenbegroting 2019-2023
  • normenkader

Remuneratie- en selectiecommissie
De commissie bestond in 2018 uit mevrouw Roos (voorzitter), de heer Bruintjes en mevrouw Geerdink. De commissie is een aantal keer bijeengeweest. 

Herbenoeming
Op 31 december 2018 eindigde de eerste benoemingstermijn van de heer A. van der Heide.  De voorzitter van de remuneratiecommissie heeft ten behoeve van herbenoeming van de heer Van der Heide individueel contact gehad met alle leden van de raad. De raad heeft zich unaniem positief uitgesproken over het functioneren van de heer Van der Heide. De remuneratiecommissie heeft dan ook de raad voorgesteld om tot herbenoeming over te gaan. Na afgifte van een positieve zienswijze door de Autoriteit woningcorporaties op de voorgenomen herbenoeming van de heer Van der Heide heeft de RvC besloten tot herbenoeming met ingang van 1 januari 2019.

Werkgeversfunctie
De raad van commissarissen vervult de werkgeversfunctie van de bestuurder. Een belangrijk onderdeel daarvan is het beoordelen van het functioneren. De remuneratiecommissie heeft het beoordelingsgesprek over 2018 in januari 2019 gevoerd. Ten behoeve van de beoordeling van de bestuurder zijn gesprekken gevoerd met het managementteam en de ondernemingsraad. Met de bestuurder is in januari 2019 het beoordelingsgesprek gevoerd.

De raad van commissarissen is positief over het functioneren van de directeur-bestuurder.

Honorering RvC

De commissie heeft zich in 2018 voorts gebogen over haar honorering en over de wijze waarop daar binnen een verantwoorde maatschappelijke context een goede systematiek over afgesproken kan worden. Het honorarium van de commissarissen is een afgeleide van het bezoldigingsmaximum van de directeur-bestuurder. Met de invoering van de WNT2 per 1 januari 2015 is de bezoldiging voor voorzitters van een raad van commissarissen verhoogd naar 15%  van het bezoldigingsmaximum van de bestuurder en voor leden van de raad naar 10% hiervan.  

De bezoldiging van de voorzitter van de raad van commissarissen van Actium is bepaald op 10,7% van het bezoldigingsmaximum van de bestuurder, voor de leden is dit bepaald op 7,1% . Dit percentage is exclusief BTW en onkostenvergoeding.

In onderstaand overzicht zijn de in 2018 uitgekeerde vergoedingen weergegeven. De bedragen zijn in euro’s.

Naam Honorering Onkosten-vergoeding Sub totaal BTW Totaal
J. Bruintjes € 18.000,- € 396,- € 18.396,- € 3.863,- € 22.259,-
A.J. Roos € 12.000,- € 357,- € 12.357,- € 2.595,- € 14.952,-
A. van der Heide € 12.000,- € 448,- € 12.448,- € 2.614,- € 15.062,-
E.H.V. van der Laan € 12.000,- € 218,- € 12.218,- € 2.566,- € 14.784,-
Y.J.L. Geerdink € 12.000,- € 320,- € 12.320,- € 2.587,- € 14.907,-
A.M. Veldhuizen € 12.000,- € 256,- € 12.256,- € 2.574,- € 14.830,-
Totalen € 78.000,- € 1.995,- € 79.995,- € 16.799,- € 96.794,-

 

Directeur-bestuurder

Sinds juni 2012 is mevrouw Dost directeur-bestuurder van Actium. Actium heeft gekozen voor een eenhoofdig bestuur, passend bij de omvang van de organisatie. Door deze keuze kan niet worden voldaan aan een evenwichtige verdeling van het aantal zetels, zoals bedoeld in de wet bestuur en toezicht. Op dit moment heeft Actium geen intenties om de omvang van het bestuur op korte termijn te wijzigen. Mevrouw Dost vervulde in 2018 de volgende nevenfuncties:

2011-2018          Lid Algemeen Bestuur Aedes Vereniging Brancheorganisatie Woningcorporaties
2018-heden       Lid Raad van Toezicht Zorggroep Groningen

Permanente Educatie directeur-bestuurder in 2018

Organisatie Opleiding/curus Punten
NVBW/Atrivé      Masterclass ‘De corporatiebestuurder als lokale lobbyisst?   2
NVBW Masterclass ‘Carriereperspectieven voor corporatiebestuurders’  1
NVBW/Atrivé      Masterclass ‘Leiderschap in duurzaamheid’  2
Ortec Investeringsbeslissingen Actium     2
NCOI Professional Master Psychologie (2 modules)      336
Totaal   343

Bestuurders zijn verplicht om over een periode van 3 kalenderjaren 108 PE-punten te behalen. Er is geen minimaal aantal te behalen PE-punten per jaar.

 

Bezoldiging directeur-bestuurder

Totaal vast inkomen*  € 150.757,-
Compensatie aanpassing pensioenopbouw variabel inkomen €     7.589,-
Belastbare vaste en variabele onkostenvergoedingen                   €             0,-
Beloningen betaalbaar op termijn                                                      €   21.498,-
Totaal                                                                                                       € 179.844,-

* exclusief premieaandeel bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering ad. € 574,-, deze is in 2018 opgenomen in de werkkostenregeling

De directeur-bestuurder is (onbezoldigd) lid van het Algemeen Bestuur Aedes. In 2018 ontving Actium hiervoor van Aedes een vergoeding van € 18.260 (inclusief BTW).

Indien het dienstverband met de directeur-bestuurder voortijdig wordt beëindigd, wordt volgens afspraak een bedrag van € 150.000 uitgekeerd. Het dienstverband is niet beëindigd, deze uitkering heeft niet plaatsgevonden in 2018.

Op 1 januari 2013 trad de Wet Normering Topfunctionarissen in publieke en semipublieke sector (WNT) in werking. Voor de corporatiesector geldt in de uitwerking van deze wet met ingang van 2014 de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting. Hierin is een staffel opgenomen met maximale inkomens voor bestuurders en toezichthouders. Op basis van het aantal verhuureenheden en het aantal inwoners van de grootste gemeente waar de corporatie minimaal twintig procent van de verhuureenheden heeft, is Actium ingedeeld in klasse G. Deze klasse kent een bezoldigingsmaximum van € 176.000. Dit betekent dat de bezoldiging van de bestuurder overeenkomstig het overgangsrecht vier jaar zal worden bevroren tot en met 2017, waarna het in drie jaar zal worden afgebouwd naar dit niveau.

De invoering van de wijziging van de Regeling bezoldigingsmaxima topfunctionarissen toegelaten instellingen volkshuisvesting 2014 per 1 januari 2016 heeft geen (extra) consequenties voor de directeur-bestuurder van Actium.

Slotwoord 

De uitwerking van de strategische koers op hoofdlijnen krijgt steeds meer vorm. Dilemma’s en risico’s zijn daarbij regelmatig onderwerp van gesprek. Dat zal ook het komende jaar aan de orde zijn. De raad van commissarissen wil in een aantal thematische bijeenkomsten dieper ingaan op zaken als duurzaamheid en de vele aspecten van wonen en zorg. Via scholing doen de commissarissen individueel aan ontwikkeling in hun functie en rol. Daarnaast vond de raad van commissarissen het ook belangrijk om in het afgelopen jaar samen met het management een incompany training over investeringen en beleidswaarde door Ortec te laten verzorgen.

De raad van commissarissen is verheugd dat de heer A. van der Heide herbenoemd kon worden als commissaris. Daarmee is de raad onveranderd van samenstelling gebleven.

Samen met de organisatie ziet de raad van commissarissen het komend jaar met vertrouwen tegemoet.